Arbetsordning

§ 1 Styrelsen

Styrelseordförande åligger att

  • sammankalla nationens styrelse samt leda ordet vid dess möten
  • leda styrelsens arbete
  • ta tag i nya eller inkommande ärenden och delegera dem vidare
  • representera nationen vid officiella sammanhang
  • upprätthålla kontakten med nationens inspektor, alumner och hedersmedlemmar
  • sammankalla till samtliga medlemsmöten
  • ansvara för upprättandet av verksamhetsplanen inom januari månad
  • inneha närvaro och yttranderätt vid samtliga inom nationen verkande utskotts och kommittérs sammanträdande
  • teckna i föreningens namn

Vice ordförande åligger att

  • hjälpa ordförande med dennes uppgifter
  • vara tjänstefyllande ordförande då ordförande är förhindrad
  • ansvara för nationens marknadsföring
  • uppdatera hemsidan, sociala media och skicka ut medlemspost
  • teckna i föreningens namn

Skattmästare åligger att

  • bokföra och förvalta nationens tillgångar
  • senast två veckor före vårmöte avsluta räkenskaperna och redovisningen för senaste års förvaltning
  • göra upp en budget för följande verksamhetsår inför höstmötet
  • göra upp riktgivande budget för föreningens olika evenemang
  • ansvara för medlemsregistret
  • sitta som ekonomiansvarig i årsfestkommittén
  • teckna i föreningens namn

Sekreterare åligger att

  • föra protokoll vid styrelsens möten
  • delge styrelsen de färdiga protokollen samt tillse att dessa justeras och undertecknas
  • ordna protokollsutdrag vid behov
  • skriva intyg över slutfört förtroendeuppdrag
  • ansvara för inkommande, vanlig och elektronisk, post
  • sköta den officiella korrespondensen utåt: skicka hälsningar till föreningar då ingen representant från nationen kan delta i deras tillställningar, samt se till att julkort skickas ut i december
  • sköter kontakten med tidningskommittén samt ansvarar för att nationens tidningar skickas ut till dess medlemmar
  • skriva verksamhetsberättelse inför vårmötet följande år

Programchef åligger att

  • ansvara för programutskottets arbete
  • ansvara för kontakten med nationens funktionärer
  • ansvara för planerande och genomförande av program
  • ansvara för grafisk design för evenemang med hjälp av grafisk designansvarig

Värd/värdinna åligger att

  • ansvara för traktering för tillställningarna samt att sköta städningen av köksutrymmen
  • ansvara för dukningen, servisen samt annat behövligt inför tillställningar
  • ansvara för värdinnans skåp

Skåphövding åligger att

  • ansvara för införskaffning av drycker till tillställningar
  • ansvara för nationen material, rekvisita samt egendom
  • ansvara för nationens lager och kansliutrymme samt städningen av dessa
  • ansvara för bokning av utrymmen för tillställningar
  • se till att utrymmena städas efter tillställningar
  • att göra lagerredovisning

 

 

§ 2 Programkommittén

Programkommittén åligger att tillsammans med programchefen planera, organisera och arbeta på nationens fester och evenemang.

Till kommittén väljs fyra (4) till åtta (8) personer.

§ 3 IÅR (Individuella Åboländska Roller)

Vice värd/vice värdinna åligger att

  • vara tjänstefyllande värd/värdinna då värden/värdinnan är förhindrad
  • bistå värd/värdinna vid behov

Huvudansvarig för grafisk design åligger att

  • planering och tillverkning av digital marknadsföring samt grafiska artiklar, såsom halarmärken och planscher, enligt behov

Fotograf åligger att

  • fotografera under föreningens program och evenemang
  • publicera bilderna på föreningens hemsida

Sångledare (2-3 st) åligger att

  • leda sången samt övrigt program på nationens fester

Idrottsansvarig åligger att

  • ansvara för ordnandet och planerandet av idrottsevenemang. Minst ett evenemang per termin

§ 4 Övriga funktionärer

Webmaster

  • Ansvarar för tekniskt underhåll av hemsidan

Verksamhetsgranskare

  • Granskar föreningens räkenskaper och går igenom protokoll och andra handlingar som ger upplysning om föreningens ekonomi och förvaltning inför vårmötet och till dessa bifoga en verksamhetsgranskningsberättelse.
  • Granskningen utförs i den omfattning som föreningens storlek och verksamhetens karaktär förutsätter samt i enlighet med föreningslagen och föreningens stadgar.
  • Suppleant till verksamhetsgranskare tar över ifall ordinarie verksamhetsgranskare inte är tillgänglig

§ 5 Tidningskommittén

Tidningskommittén producerar nationens medlemstidning ÅsNeBryggan som ges ut minst en gång per termin.

Till kommittén väljs:

En (1) chefsredaktör

  • Är ansvarig för ÅsNeBryggan och dess innehåll
  • Leder kommitténs arbete

En (1) designansvarig

  • Är ansvarig för uppgörande av design och layout
  • Ansvarar för publiceringen av tidningen.

Minst två (2) redaktörer

  • Bidrar med innehåll till tidningen

§ 6 Årsfestkommittén

Årsfestkommittén åligger att:

  • Ordna nationens årsfest kring april månad
  • Söka sponsorering till årsfesten
  • Bjuda in medlemmar, tidigare medlemmar samt övriga gäster till årsfesten

Till kommittén väljs:

En (1) ordförande

  • Leder kommitténs arbete
  • Fungerar som årsfestmarskalk

Två till fyra (2 – 4) övriga medlemmar

Följande roller väljs inom utskottet inom en månad efter att utskottet valts

En (1) pr-ansvarig

En (1) sillizansvarig

Nationens skattmästare deltar i kommitténs verksamhet, sköter kommunikationen mellan ÅFK och styrelsen samt ansvarar för årsfestens budget.

Vid varje kommittémöte tillsätts en temporär sekreterare som protokollför mötet.

Vid specialbehov kan medlemsmötet tillåta att flera personer och roller tillsätts till Årsfestkommittén

§ 7 Förtjänstteckenskommittén

Förttjänstteckenskommittén bestämmer om utdelande av Nationens förtjänsttecken.

Kommitténs arbete leds av Nationens inspektor. Till kommittén hör dessutom:

  • Sittande ordförande och vice ordförande
  • Förtjänstteckensmottagarna de tre senaste åren, som det har delats ut

Om någon av kommittén medlemmar sitter på två mandat eller blir nominerad till förtjänsttecknet väljs en ersättare av Inspektorn.

Nomineringar samlas in anonymt av Inspektorn bland Nationens medlemmar.

Förtjänsttecknet utdelas en gång per år, i första hand på årsfesten annars Skärgårdssitzen. I regel delas ett förtjänsttecken per år men flera tecken kan delas ut enligt specialbehov. Kommittén kan vid behov också besluta att inte dela ut något förtjänsttecken.

Kommittén beslutar om mottagare med kvalificerad majoritet (¾). Inspektorn innehar icke rösträtt.

Vid val av förtjänstteckensmottagare uppmärksammas följande:

  • Personen har verkat inom nationen under flera år, varav helst ett år inom styrelsen.
  • Personen har bidragit till nationens sammanhållning.
  • Personen har representerat nationen väl.

 

§ 8 Övriga stadganden

Till styrelsen kan väljas ordinarie medlem i Nationen.

Större ekonomiska beslut skall fattas på medlemsmöte. Lån och krediter beslutas med kvalificerad (⅔) majoritet. Icke budgeterade inköp över 500 € beslutas på medlemsmöte.

Beslut om vänföreningar och vännationer sker på medlemsmöten.

Vid personval krävs alltid minst hälften av rösterna för inval. Om detta inte sker vid första omgången går de två kandidater med mest röster vidare för en andra omgång.

Alla beslut görs med enkel majoritet om inte annat stadgas i stadgar eller arbetsordningen. Beslut sker med sluten omröstningen om någon närvarande så kräver.

Ifall en styrelsemedlem, inspektor eller funktionär tydligt försummat sina uppgifter och/eller misskött sitt arbete kan detta uppmärksammas av styrelsens övriga medlemmar, inspektorn eller nationens medlemmar. Situationen skall då behandlas på ett skilt styrelsemöte där personen ifråga informeras om situationen. Vid samma möte skall styrelsen och personen ifråga gemensamt komma överens om ett tillvägagångssätt för hur problemet skall lösas. Ifall personen fortsätter missköta sitt uppdrag kan ett minst 2 veckor senare skilt medlemsmöte med enkel majoritet (sluten röstning) avsätta personen i fråga. En ersättare utses enligt §17 i nationens stadgar.

§ 9 Ändringar

Ändringar i denna arbetsordning kan ske med en kvalificerad majoritet (⅔) under ett medlemsmöte.

Uppdaterat 1-06-2019